Sono ormai 15 anni che faccio questo lavoro e uno dei problemi più importanti rimasto ancora in ballo riguarda la gestione dei progetti.

Quando siamo partiti, come ho fatto io, in due persone in un garage e con un background che non ha niente a che fare con il settore e sei spinto dalla PASSIONE non ti poni nemmeno il problema, le informazioni sono poche come i clienti e fai tutto a braccio.

Dopo la prima fase comunque gli anni passano ed il personale, per fortuna, da gestire aumenta e la prima domanda che ti poni è : esiste uno strumento già fatto, magari anche open che riesca a darmi una mano? La prima risposta: NO!

Ho provato e testato decine di software, anche a pagamento, ma nessuno di questi, secondo me, è pensato o realizzato per gestire una digital agency che, come la mia, ha una complessità e varietà di servizi che copre l’intera filiera della web. Fate conto che noi partiamo dalla gestione di una server farm, alla realizzazione di siti e software complessi fino ad arrivare alla gestione e ideazione di campagne di web marketing strutturate.

Nel mentre che provi a cercare una soluzione ovviamente devi produrre e ti devi evolvere e quindi per una ditta come la mia vuol dire inserire nuove figure, valutarne altre e gestire quelle presenti ( oltre a tutte le altre questioni amministrative/commerciali ). In questo momento in cui hai tutto questo carico e pressione e non hai strumenti si creano i famosi come dico io “scivoli“, vieni cioè sepolto da un’infinità di richieste dalle più banali a quelle più complesse (argomento che verrà trattato in sede separata).

Sbatti la testa ovunque fino ad arrivare ad un punto in cui numeri aziendali ti consentono di attivare dei collaboratori a cui riesci a delegare parte delle richieste e quindi concentrarti su altro. Ovviamente anche loro avranno lo stesso problema della gestione dei progetti.

Nel mio caso abbiamo diviso le risorse in tre reparti: realizzazione, tecnico e marketing. A ciascuno di essi abbiamo assegnato un responsabile che ha il compito di gestire le risorse ed i progetti.

In soldoni, alla complessità della prima ricerca se ne aggiunge un’altra, ovvero che ogni reparto lavora e ha termini di progettazione, realizzazione e durata di progetto totalmente diversi.

Arrivati a questo punto ti devi chiedere che tipo di software stai cercando. Per me è stato ed è:

  • la gestione di un progetto globale ( farm, realizzazione, marketing) divisibile in task sia ricorsivi che non
  • Avere la misurazione dei tempi sui singoli task assegnati ai collaboratori
  • Sapere se su un progetto l’azienda ha guadagnato o rimesso
  • Gestire le richieste di correzione bug
  • Avere un calendario per la pianificazione delle attività per singolo collaboratore
  • Gestire le urgenze
  • Un pacco di stats

Scoraggiato nella ricerca le alternative sono due: o ti adatti con milioni di fogli Excel oppure, se hai la possibilità, come abbiamo fatto noi, te lo sviluppi in casa, tagliato su misura per te, magari utilizzando come base strumenti già esistenti e facendoli parlare fra di loro. Investimento senza dubbio importante ma con dei ritorni successivi senza dubbio interessanti.

Ad un certo punto ti chiederai, per la storia degli “scivoli“, ma chi me lo fa fare?

Beh nel mio caso la PASSIONE per il mio lavoro e la fortuna di avere accanto persone che oltre a farmi incavolare mi fanno anche SORRIDERE